Qlingo では、Microsoft Word / Excel / PowerPoint のファイルも翻訳可能です。
† : ただし、Word 文書 (.docx) / Excel ブック (.xlsx) / PowerPoint プレゼンテーション (.pptx) で保存されていないファイルの翻訳はできません
この形式で保存されていても、翻訳できないファイルも存在します。主なものとしては、以下が挙げられます。
- 拡張子に間違いがあるファイル
- 閲覧・編集ができないファイル
- 画像だけが貼り付けられたテキストを含まないファイル
- 選択可能なテキストが存在しないファイル
- パスワードを入力しないと開けないファイル
- Microsoft アカウントの認証が必要なファイル
このような場合に、これまで Qlingo では、これらのファイルを翻訳しようとすると、以下のメッセージを表示していました。
このメッセージだと、上記の理由のうち、どの理由で自分のファイルが翻訳できなかったのかがわかりにくいという問題がありました。今回、各パターンに応じて、表示するメッセージを変更いたしました。
- 拡張子に間違いがあるファイル / 閲覧・編集ができないファイル / ファイル構造に問題のあるファイル :
- *.docx / *.xlsx / *.pptx の拡張子を持つよう Word 文書 (.docx) / Excel ブック (.xlsx) / PowerPoint プレゼンテーション (.pptx) として保存されたファイルが Qlingo で翻訳可能なファイルです。拡張子に間違いがあるファイルとは、古いバージョンの Microsoft Office で保存された *.doc / *.xls / *.ppt で終わるファイル名に単純に最後に x を付記してファイル名を変更したファイルです。これらのファイルは、Microsoft Office でも、Qlingo でも開くことができません。すなわち、原稿ファイルから翻訳するテキストを抜き出すことができません。そのため、翻訳不能なファイルとなります
- また、閲覧・編集ができないよう保存されたファイルも同様に原稿ファイルから翻訳するテキストを抜き出すことができず、翻訳不能なファイルとなります
- 拡張子が .doc / .xls / .ppt のファイルは、Microsoft Office で開き、 Word 文書 (.docx) / Excel ブック (.xlsx) / PowerPoint プレゼンテーション (.pptx) として、別名で保存してください。また、閲覧・編集ができる設定であることを確認してください
- これらに該当しないケースは、ファイル構造に問題がある可能性があります。ファイルを別名で保存しなおしてください
- 画像だけが貼り付けられたテキストを含まないファイル / 選択可能なテキストが存在しないファイル :
- Microsoft Office に貼り付けられた画像は、Qlingo の翻訳対象外となっています。その画像にテキストが含まれていても、貼り付けられた画像の一部としてみなされますので、画像だけが貼り付けられたファイルとなり、翻訳不能なファイルです。もちろん、テキストを含まない空のファイルも翻訳不能なファイルです
- レイアウトが再現できなかったり、誤植（タイポ）の可能性はありますが、スキャナで OCR（光学文字認識）を作成するなどして、原稿をご用意ください
- パスワードを入力しないと開けないファイル :
- 重要なファイルなどにパスワードを設定することがありますが、閲覧する（ = ファイルを開く）ときに、パスワードを入力します。そのパスワードが事前に設定されたパスワードと一致していないとファイルが開けないパターンです
- Qlingo は、パスワードを教えられていないので、そのファイルを開くことができません。すなわち、原稿ファイルから翻訳するテキストを抜き出すことができません。そのため、翻訳不能なファイルとなります
- Microsoft Office で開き、閲覧にパスワードが必要でないように Word 文書 (.docx) / Excel ブック (.xlsx) / PowerPoint プレゼンテーション (.pptx) として別名で保存してください
- Microsoft アカウントの認証が必要なファイル :
- おそらく、これが最も気づきにくいタイプのファイルかと思われます。先ほどのファイルを開くのにパスワードが必要なファイルの場合は、ファイルを開くときに全員がパスワードを入力しますので、ファイルを開きさえすれば、パスワード入力が促され、パスワード保護されたファイルであることがわかります。Microsoft アカウントの認証が必要なファイルとは、Microsoft 365（旧称 : Office 365）で作成されたファイルで、Micorosoft アカウントでの認証をクリアしていなければ開けないファイルが、これに相当します。この場合は、一度 Micorosoft アカウントで認証されていさえすれば、そのユーザは Microsoft アカウントでの認証は求められないので、Microsoft アカウントでの認証が必要であることすら気づかないケースが多々あるかと思われます
- Microsoft アカウントで認証の必要がない状態の Word 文書 (.docx) / Excel ブック (.xlsx) / PowerPoint プレゼンテーション (.pptx) をご用意ください。ご不明の場合は、貴社・貴団体のシステム管理者の方にご相談ください
上記の理由で、何度も Qlingo で翻訳しようとして、翻訳できないというケースを連続でおこなわれる方が少なからずいらっしゃいます。特に最後の Microsoft アカウントの認証が必要なファイルについては、気づきにくいので、10 回以上翻訳リクエストをされていたようです。
これらのメッセージが出た場合は、何らかの対処をしなければ翻訳できません。今回、状況によって、表示するメッセージを変更するようにしましたので、このメッセージをヒントに、翻訳できるファイルをご用意いただければ幸いです。